신규를 위한 지출 길라잡이 5. 지출조정결의 및 지출반납결의

  코로나가 유행하면서 원격수업을 막 시작할 때였습니다. 각 학교의 주문이 폭주하면서 어떤 물품은 품절되어서 공급을 못하겠다고 하고 어떤 물품은 아무리 빨라도 다음 달에나 납품 가능하다고 하고 난리가 났죠. 이런 경우 먼저 사업 담당자와 이야기를 해봐야 합니다. 사업 담당자가 지연을 기다릴 수 없다면 바로 계약 파기 후 새로운 거래처를 알아봐야겠지만 사업 담당자가 지연되더라도 해당 업체에서 구입해야겠다면 기다려야겠죠. 그러나 우리는 최초 계약 시 별로 신경 쓰지는 않았지만 납품기한이라는 것을 정했습니다. 따라서 납품기한을 연장해야겠죠. 즉, 계약을 변경해야 합니다.

  계약목록에 가서 원하는 계약을 클릭하고 계약서조회를 누릅니다.

  계약사항 탭에 변경사유입력 단추를 누르고 사유를 입력한 다음 저장합니다. 저장을 해야 비로소 계약 내용을 수정할 수 있습니다. 우리가 원하는 납품기한 변경은 일반사항 탭에서 가능합니다. 수정한 후 변경계약서를 결재 받으면 됩니다. 단순히 납품 지연이 아니라 물품의 가격이 변동되었다거나 하면 계약사항 탭에서 물품의 추가 및 삭제 금액 변경 등을 처리할 수 있습니다. 참고로 검사검수를 수행하지 않은 경우 이 변경계약 단계를 건너띄고 바로 조정결의를 진행해도 됩니다.

  단순 납품 지연이 아니라 금액이 변경되는 건이라면 지출의 원인이 되는 계약이 변경되었으므로 지출원인행위 역시 변경을 해주어야 합니다. 이 과정을 지출조정결의라고 합니다. 원인행위목록에 가서 조정결의를 선택하고 조정할 건을 선택하여 조정결의 단추를 누릅니다.

  변경후금액을 입력한 다음 결재를 올리면 됩니다. 전 조정결의는 일자를 잘 신경을 안 썼는데 조정승인일자는 어차피 입력이 안 되고 소급할 땐 아마 업무확정일자를 조정일자로 입력해주어야 하는 거 같습니다.

 

  신용카드를 사용하다보면 카드가 승인취소되었으나 고지서가 이미 발부되어 취소된 금액이 그대로 고지되는 경우가 종종 있습니다. 이 경우 취소 전 금액으로 정상적으로 지출결의한 후 카드사에서 돌려주는 금액을 다시 학교회계 계좌로 넣어야 합니다. 이 외에도 잘못 지급한 금액을 환수한다거나 구입 후 하자로 반품하는 등 이미 지출된 금액을 돌려받아야 하는 경우가 있습니다. 이러한 과정을 지출반납결의라고 합니다.

  지출결의목록에서 반납결의를 진행할 수 있습니다.

  여기는 설명할 게 좀 있네요. 먼저 반납구분은 지출결의와 원인+지출이 있는데 전자의 경우 추후 다시 지출할 일이 있을 때 사용합니다. 원인행위에서 다시 지출결의를 기안할 수 있습니다. 채주를 잘못 선택해서 정당 채주에게 지급해야 할 때나 과목경정이 불가능한 건이라 이렇게라도 지출과목을 변경해야 할 때 사용합니다. 원인+지출은 다시 지출할 일이 없을 때 사용합니다. 이 경우 해당 원인행위가 그대로 종료됩니다. 따라서 학교장까지 결재를 올려야 합니다.(지출반납결의는 실장님까지만) 그런데 짜증나게도 검사검수가 있는 건은 원인+지출을 선택할 수 없습니다. 이 경우 지출만 반납하고 변경계약>지출조정결의를 통해 원인행위를 종료해야 합니다. 매우 번거롭죠?(이러한 이유로 저는 소모품처리할 자잘한 물품은 검사검수를 잘 안 하는 편입니다.) 납입기한일자를 반드시 선택하게 되어 있죠? 이건 지출결의로 치면 지출예정일자와 같은 역할을 합니다. 지급명령 기본 날짜가 저 날짜로 표시되니 참고하세요. 납입기한 넉넉하게 준다고 여유있게 잡았다가 지급명령에서 실종되어서 난감했던 적이 있습니다. ^^;;;

  거래처정보에서는 지급방법만 고를 수 있는데 전 이거는 고지서 말고 다른걸 골라본 적이 없습니다. 중요한가...? 잘 모르겠네요. ㅎㅎㅎ 증빙구분이 세금계산서면 수정계산서 등을 받아서 증빙에 입력해두긴 했습니다. 반납결의가 결재가 나면 지출결의할 때처럼 지급명령을 저장해야 합니다. 지급방법은 은행이지만 반납결의는 비전자지출 확인 과정이 필요없습니다. 반납받을 금액이 통장에 들어왔으면 이체확정을 누르면 됩니다.

  검사검수 건의 경우 반납결의가 끝나면 변경계약을 통해 지출조정결의를 진행해야 한다고 했습니다. 하지만 변경계약서 작성이 바로 안 되실 거에요. 대금지급 메뉴로 가면 반납대상목록이라는 메뉴가 있습니다. 여길 들어가시면 반납결의한 자료가 조회됩니다. 이를 반납처리해야 비로소 변경계약 및 조정결의가 가능합니다.