신규를 위한 지출 길라잡이 4. 지출결의 및 지급명령

 

  지급요청까지 끝내고 나면 비로소 원인행위목록 결의대상에 표시됩니다. 지출결의를 하려고 왔는데 결의대상에 보이지 않는다면 검수를 했는지 검수를 했다면 지급요청을 빼먹지는 않았는지 다시 한 번 확인해보세요! ^^ 검수가 끝났다고 바로 지출결의를 하는 것은 아닙니다. 업체에서 대금을 지급해달라는 청구가 있을 때 지출결의를 합니다. 청구는 청구서를 따로 발행하는 경우도 있습니다만 보통은 세금계산서를 통해 청구합니다. 청구가 있은 후 5일(현재는 코로나로 인해 2020년 말까지 한시적으로 3일임)안에 지급을 완료해야 하기 때문에 아이러니하게도 실무에서는 청구서를 직접 요청하는 경우가 많습니다. 지금 청구서를 받아도 5일안에 대금지급이 가능하겠다 싶을 때 전화해서 계산서를 발행해달라고 말하는 것이죠. ^^;;; 청구서까지 받았다면 이제 원인행위를 체크하여 지출결의를 클릭합니다. 참고로 하나의 다수의 원인행위를 묶어서 지출결의할 수는 없습니다.

  지출결의일자란 말 그대로 지출결의를 작성하는 일자입니다. 지출예정일자 실제로 계좌에서 출금할 날짜를 말하는데 소급하는 경우가 아니라면 별로 신경을 쓰지 않아도 됩니다. 여기서 한 가지 설명드려야 할 것이 있습니다. 지출결의일자와 실제 출금일자가 다른 경우 지출일계가 맞지 않게 됩니다. 그래서 어떤 분들은 지출결의일자와 출금일자를 꼭 동일하게 해야 한다고 말씀하시는 분들이 있습니다. 그러나 제가 아는 선에서 결의일자와 출금일자가 동일해야 한다는 규정은 없으며 감사 등에서 지출일계의 불일치를 지적하는 경우도 보지 못했습니다. 그럼에도 불구하고 지출일계가 맞으면 추후 지출결의서를 찾아보기가 수월하기 때문에 저도 가급적 일치시키기를 권장합니다. 다만 어떠한 일로 불일치하게 되더라도 굳이 수정하실 필요는 없습니다. 같이 근무하는 실장님 성향에 따라 처리하시면 됩니다.

  또한 하나의 원인행위를 나누어 지출하는 것도 가능합니다. 부분검수 건의 경우 알아서 금액이 줄어듭니다만 검수가 없는 건이거나 전체 검수했어도 일부만 지출해야할 때는 지출결의금액을 클릭하여 이번에 지출할 금액으로 줄여서 입력하면 됩니다.

  지출할 금액을 확정하면 거래처정보로 갑니다. 원인행위에서 그냥 넘어가도 된다고 했던 증빙구분을 여기서 선택합니다. 세금계산서는 가장 일반적인 증빙입니다. 계산서는 면세사업자이거나 면세품을 거래했을 때 받는 서류인데 공급자가 주는 대로 받으시면 됩니다. 우리가 따져야 할 문제는 아니에요. 전산자료는 신용카드나 현금영수증을 받았을 때 선택합니다. 무증빙... 은 당연히 선택할 일 없습니다 ^^;; 지로납부는 고지서를 통해 은행이나 인터넷뱅킹으로 직접 납부하는 경우에 선택합니다. 기타는 각종 수당 등 말그대로 기타 증빙을 통해 지출할 때 선택합니다.

  세금계산서나 계산서를 선택했을 때는 증빙을 클릭해 해당 내용을 입력해주어야 하는데, 증빙일자는 위에서 입력한 청구일자로 자동 입력되니 참고하세요.(청구일자가 공란일 시 현재일자) 과세품과 면세품이 섞여서 세금계산서와 계산서를 동시에 발급받았다 하더라도 행추가를 통해 입력해줄 수 있습니다. 수기로 발급 받은 계산서라면 전자세금계산서를 아니오로 선택해주셔야겠죠? 저장을 누르고 결재를 올리시면 됩니다.

 

  신용카드 지출의 경우 신용카드 고지서를 확인한 후 지출합니다. 그래서 원인행위 수십 건을 한 번에 지출해야 하는데, 케이에듀파인에서 추가된 법인카드 다건처리를 이용하면 이를 수월하게 처리할 수 있습니다. 원인행위 목록에서 일괄 지출결의할 원인행위를 체크하여 법인카드 다건처리를 클릭하면 됩니다. 한 번에 가능한 원인행위 개수가 10건이라는 점이 조금 아쉽지만 일일히 노가다하는 것에 비할 수 없이 편리합니다. 저장하면 수정할 수 없다는 메시지가 뜨는데 정말 수정할 수 없으니 저장 전에 결의일자와 예정일자를 꼭 확인하시기 바랍니다. 저장할 경우 지출결의목록에 지출결의가 저장되며 이후 수정하려면 지출결의를 삭제한 후 다시 진행해야 합니다. 결재요청을 하지 못하고 창을 닫았거나 에러가 났다면 지출결의목록에서 찾아서 법인카드 다건처리를 클릭하시면 됩니다.

 

  지출결의가 끝나면 지급명령을 발할 수 있습니다. 지급명령은 지출의 최종 단계로 정말 계좌에서 출금하는 과정이므로 청구된 금액이 맞는지 채주와 계좌는 정상인지 다시 한 번 확인하셔야 합니다. 지금까지의 과정은 실수가 있었다 하더라도 결재취소를 통해 바로잡을 수 있었으나 출금의 경우 쉽게 바로잡기 어려우니 조심 또 조심하셔도 부족하지 않습니다.

  지급명령일자가 매우 중요한데 이 지급명령일자로 출납부에 기재되므로 실제 출금일자와 동일하게 설정해야 합니다. 전자자금이체의 경우 이 지급명령일자로 실제 출금이 행해지지만 비전자지출의 경우 한 번 더 살펴봐야 합니다. 또한 e교육금고의 경우 예약이체가 가능한데, 지급명령을 미래의 일자로 저장한 후 e교육금고 전송을 하면 지정한 일자에 이체가 실행됩니다.

  여기서부터 실장님마다 처리하시는 방법이 조금 다른데 결의가 완료된 서류를 받아서 지급명령을 저장하시고 이체까지 처리하시는 분도 있습니다. 그런 분들과 일하는 것이 아니라면 ^^;; 지급명령을 저장한 후 지출관리>지출처리>지급명령및이체>e교육금고이체로 이동하여 계좌검증을 해야 합니다. 계좌검증 시 계좌가 여러개라 하더라도 기본적으로 전체선택에 체크되어있으므로 따로 체크할 필요 없이 바로 계좌검증만 누르면 됩니다. 이제 모든 과정이 끝났으므로 실장님께 e교육금고 이체 건 처리를 부탁드리면 됩니다. EFT의 경우 별도로 계좌검증 과정이 존재하지 않으므로 지급명령을 저장한 후 바로 말씀드리면 됩니다.

 

  e교육금고나 EFT를 사용하지 않는 비전자지출의 경우 사유를 입력해야 저장이 가능합니다. 저장 후 비전자지출확인에 뜨는 게 확인되면 실장님께 말씀드리면 됩니다. ^^

 

  에듀파인이라는 건 쉽게 말해서 전자가계부입니다. 통장에서 돈이 빠져나갔다고 가계부에 자동으로 입력되는 것은 아니지요? 여러분이 직접 에듀파인이라는 가계부에 통장에서 빠져나간 내역을 기재해주어야 합니다. 그 과정이 바로 이체확정입니다. 실장님께서 이체를 끝내시면 지급명령목록으로 갑니다. 전자이체건이라면 전자지급완료가 Y로 변경됐을 것입니다. 지급명령을 취소할 때는 결재가 필요없으나 이체확정을 취소할 때는 결재가 필요하므로 전자든 비전자든 인터넷뱅킹을 통해 실제 출금내역을 확인해보고 이상이 없으면 이체확정을 클릭합니다. 이체확정을 클릭하면 출납부에 출금 내역이 기재되면서 지출이 마무리됩니다. 출납부와 통장이 일치하지 않으면 이체확정을 빼먹은 것은 아닌지 확인해보세요. ^^ 이렇게 지출이 끝나면 일의 진행순서대로 아래서부터 품의서 및 기반 서류 -> 계약관련 서류 -> 납품관련 서류 -> 검사조서 -> 청구서 -> 이체처리내역서 -> 지출결의서 순으로 정리하여 편철하면 됩니다.