신규를 위한 지출 길라잡이 2-1. 지출원인행위(신용카드)

  이전 편에서는 일반적인 계좌이체 거래 시 원인행위를 기안하는 방법에 대해 설명했습니다. 하지만 실무에서는 신용카드도 많이 사용합니다. 신용카드 사용 시에는 어떻게 원인행위를 작성해야 하는지 설명하겠습니다. 많이 사용하시는 배달의 민족을 떠올려보세요. 배민에는 주문 즉시 결제하는 방법이 있고 현장결제라고 해서 음식을 수령하면서 결제하는 방법이 있습니다. 이렇게 신용카드를 사용하는 방법이 다르면 원인행위를 작성하는 방법도 다르겠죠? ^^

 

  먼저 신용카드를 사용함으로서 주문=계약을 체결하는 방식에 대해 설명해보겠습니다. 가장 흔하게 신용카드를 사용하는 방법이며 실무 신용카드 사용의 9할 이상이 이 방법일 겁니다.

  이 표를 다시 한 번 빌려오겠습니다. 물품의 지출원인행위 시기를 보시면 신용카드전표 제출 시라고 되어 있는 게 보이실 겁니다. 품의자가 행정실에 들러서 신용카드를 수령한 후 업체에 출장을 가서 물건을 고르고 신용카드로 결제를 합니다. 출장에서 복귀한 품의자는 즉시 신용카드와 매출전표를 행정실로 제출해야 합니다. 그리고 매출전표를 제출받은 시점이 바로 원인행위를 작성하는 시점이 됩니다. 보통 신용카드 사용일=원인행위일로 하는 이유는 특별한 사정이 없다면 신용카드를 사용하는 즉시 매출전표를 제출해야 하기 때문입니다.

  계좌이체 원인행위에서 필요한 최소 서류는 계약 내용이 기재된 승낙사항(에듀파인에 기재하는 것으로 대신함), 거래 내역을 기재한 견적서, 채주의 정보가 들어있는 사업자등록증 사본, 대금을 입금할 통장 사본이라고 했습니다. 신용카드도 동일한 원리입니다. 계약 내용 및 채주의 정보가 들어있는 서류(매출전표), 거래 내역을 기재한 서류(매출전표에 거래 내역이 포함되어 있으면 생략, 거래 내역이 없으면 간이영수증이나 인터넷 장바구니 캡처 등도 가능)가 필요합니다. 학교의 신용카드 계좌로 지출할 것이므로 통장사본은 필요 없습니다.

 

  그럼 원인행위를 작성해볼까요? 우선 원인행위일자는 특별한 사정이 없으면 위에서 설명한대로 카드사용일자로 합니다. 매출전표가 늦게 제출될 합리적인 이유가 있으면(수학여행 등을 떠났다던가) 매출전표 제출일자로 입력해도 됩니다. 그리고 승낙사항을 입력하기 전에 계좌선택여부를 아니오로 고릅니다.

  계좌선택여부를 예로 하면 계좌번호가 없는 거래처를 선택할 때마다 저 계좌정보 선택을 해지해줘야 하기 때문에 카드나 지로납부처럼 계좌번호가 필요 없는 건을 지출할 때는 아니오로 선택하는 습관을 들이셔도 좋습니다.

 

    법인카드 사용 예를 클릭하면 원인행위가 저장되면서 자동으로 거채러정보 탭으로 이동합니다. 지급방법 등도 자동으로 선택됩니다. 이제 등록을 누릅니다.

  각종 일자를 확인하고 수령인과 카드명을 골라서 저장합니다. 당일 승인 건이면 거래처가져오기를 통해 원인행위정보를 그대로 끌어온 후 저장합니다. 승인된 지 하루가 지난 건이면 승인내역연계를 통해 추가할 수도 있습니다. 이제 창을 닫고 결재를 올리면 끝입니다.

 

  다음은 신용카드로 대금만 결제하는 경우에 대해 알아보겠습니다. 이렇게 집행하는 경우는 흔치 않은데 학교장터에서 1인수의견적정보를 접수해서 신용카드로 결제하는 경우가 대표적입니다. 이 경우 견적서를 접수해서 승낙사항 등으로 계약을 체결한 날짜가 원인행위일자가 됩니다. 이후 진행은 동일하지만 법인카드 사용내역에서 수령내역만 추가해서 저장합니다. 아예 저장하지 않으면 신용카드 사용 후 사용내역 등록을 법인카드 사용부에서 직접 등록해야 하고 지출 연계까지 수동으로 진행해야 하기 때문에 저장하는 것이 좋습니다. 학교장터에서 계약이행 후 검수까지 마치면 비로소 신용카드로 결제할 수 있습니다. 결제하고 나면 결재 받아둔 원인행위를 찾아서 들어갑니다.

  신청일자와 수령 반납일자를 신용카드 사용한 날짜로 바꾸고(안 바꾸면 나중에 신용카드 사용부 및 지출부 뒤적거려야 하니 까먹지 마세요!) 사용 내역을 추가하여 저장하면 끝입니다.