신규를 위한 지출 길라잡이 1. 지출품의

  지출품의란 무엇일까요? 사전상 품의의 뜻은 이렇습니다.

  지출품의란 상사에게 지출에 관해 의논하는 과정입니다. 이러이러한 연유로 해당 예산을 지출하고 싶은데 괜찮을까요? 라는 말을 문서로 작성한 것입니다.

  위 그림은 계약에 관한 과정을 설명한 그림이지만 지출업무를 이해하는데 큰 도움이 되므로 가져왔습니다. 지출은 대부분 계약을 수반하는 행위기 때문입니다. 학교회계에서 지출품의란 위 과정에서 기본계획 수립~계약의뢰까지에 해당한다고 생각하시면 됩니다. 위 그림에서 볼 수 있듯 지출품의는 발주부서(사업부서)에서 진행합니다. 학교에서 벌어지는 사업은 대부분 교무부에서 진행하기 때문에 품의는 여러분의 주 업무는 아닙니다. 그러나 행정실에서도 사업을 아예 진행하지 않는 것은 아니므로 알아두어야겠죠. ^^

 

  다음은 케이에듀파인에서 품의를 어떻게 진행하는지 실질적인 과정을 알아보죠. 막 출근한 여러분에게 실장님이 프린터 토너가 떨어졌으니 토너를 주문하라고 말합니다. 어떻게 진행해야 할까요?

  품의 제목과 개요는 당연히 작성해야합니다. 막막하시다면 전임자가 품의한 내용을 참고하여 작성합니다. 행정실 프린터 토너 구입 정도로 제목을 정하면 되겠죠? 요구일자부터 업무확정일자까지는 품의를 소급해서 작성하는 것이 아니라면 건드리지 않아도 됩니다. 그 다음엔 예산을 고릅니다. 어떤 예산을 골라야하는지 모르겠으면 역시 전임자가 어떤 예산을 선택했는지 참고하시면 됩니다. 물론 실장님께 여쭙는 게 더 좋겠지요. 예산이 보이지 않는다면 행정실장님 혹은 예산 담당에게 말하면 됩니다.

  이제 품목내역을 작성해야 하는데.... 어떻게 알 수 있을까요? 프린터 토너의 경우 자주 구입하는 거래처가 존재합니다. 해당 거래처에 전화해서 프린터 모델을 알려주고 토너가 얼마하는지 물어보면 됩니다. 이를 바탕으로 품목 내역을 작성해야 합니다. 이렇게 주거래처가 존재하는 경우 전화로 물어보고 바로 진행해도 크게 지장이 없으나 주거래처가 아니라거나 물품이 많아서 전화로 주고받기 곤란한 경우는 아예 견적서(이 견적서는 가격조사용일 뿐 계약 시의 견적서 제출과는 다른 의미입니다)를 하나 보내달라고 하는 것이 좋습니다. 또한 부가세가 포함된 가격인지 등도 물어보아야 합니다. 실제 집행금액은 품의 금액을 초과할 수 없으므로 조금 넉넉하게 하는 것도 좋은 방법입니다.

  품목이 너무 많으면 일일히 입력하기 불편하므로 품목 내역의 파일 업로드 메뉴를 통해 엑셀 서식을 내려받은 후 일괄 업로드할 수 있습니다. 학교와 자주 거래하는 사장님들은 아예 견적서를 해당 서식에 맞추어 작성한 엑셀 파일로 보내주는 경우도 있으니 활용하면 큰 도움이 됩니다.

 

  이후 품의를 저장하고 결재요청을 통해 결재를 받습니다. 품의 금액에 따라 행정실장 전결일 수도 있고 학교장까지 결재를 받아야 할 수도 있습니다. 학교별 위임전결규정이 있으므로 이를 한 번 살펴보시면 좋습니다. 품의가 결재가 났다면 업체에 전화하여 토너를 가져다달라고 말씀하시면 토너 주문 끝입니다. 정석적인 순서를 설명하면 이렇지만 실무에서는 대부분 가격물어봄과 동시에 주문도 넣습니다. ^^;; 품의를 통해 허락을 받는 경우도 있지만 대부분은 먼저 하락을 받은 후 품의를 작성하는 경우가 흔하기 때문입니다. 어쨌든 주문 전에 허락이 반드시 필요하다는 것! 명심하세요.