신규를 위한 지출 길라잡이 2. 지출원인행위(일반)

  사실 공직에 들어오기 전에 지출업무라고 해봐야 어려울 게 있겠나 싶었습니다. 지출은 일상에서도 많이 쓰는 표현이니까요. 그러나 막상 들어오고 나니 지출원인행위라는 말부터 막히고 무엇보다 이해가 가지 않았습니다. 가게에서 물건을 고르고 돈을 주고 물건을 수령해오는 삶에 익숙하니까요. 이 지출원인행위가 무엇인지 설명해보겠습니다.

 

  지출원인행위란 말 그대로 지출의 원인이 되는 행위를 의미합니다. 지출의 원인이 되는 행위가 무엇일까요? 차량 구입한다고 생각해보죠. 딜러에게 계약금을 주고 차량 구입 계약을 맺고 나면 우리는 잔금을 준비해야 합니다. 딜러가 계약을 성실하게 이행했다면 차량을 인수함과 동시에 잔금을 지불해야 하기 때문이죠. 즉, 계약을 맺음으로서 우리는 딜러에게 일종의 빚을 지는 것입니다. 이 빚의 상환조건은 온전한 차량의 인도인 것이구요. 이 과정에서 지출의 원인이 되는 행위란 무엇일까요? 바로 계약을 체결한 것입니다. 계약을 체결함으로서 대금을 지급해야 할 대상과 금액 등이 확정되는 것이죠.

 

  1편 품의에서 프린터 토너를 주문하는 방법에 대해 설명했습니다. 프린터 토너를 가져다주시면 대금을 지급하겠다는 뜻이죠? 그 주문이 바로 계약입니다. 그럼 지출원인행위를 기안해볼까요?

  먼저 품의접수목록으로 갑니다. 여기에는 결재가 완료된 품의가 표시됩니다. 여기서 원인행위할 품의를 체크해서 접수해야 합니다. 미세팁 하나 드리면 접수할 경우 체크가 풀리므로 출력할 품의가 있다면 출력 먼저 하시고 접수하시길 권합니다. ^^ 접수를 한 다음엔 원인행위를 누릅니다. 참고로 다수의 품의를 체크하여 원인행위를 누르면 묶어서 원인행위가 가능합니다.

 

  그럼 원인행위유형선택이라는 팝업이 뜹니다. 이 원인행위유형은 크게 중요한 것은 아니나 통계 등을 위해서 정확하게 입력하면 좋습니다. 다만 일용임금의 경우 원인행위 등록을 통해서는 불가능하고 반드시 품의접수목록에서만 선택할 수 있으니 참고하시기 바랍니다. 원인행위유형을 고르는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 물품: 물품의 구입, 제작 등

  2. 공사/재산: 재산(시설)의 신설, 수리 등

  3. 용역: 물질적인 재화가 아닌 서비스(체험학습 차량 임차, 물품의 수리 등)

  4. 일용임금: 주로 강사에게 임금을 지급할 때 선택합니다.

  5. 기타: 위 네가지에 해당하지 않는 것. 협의회비나 연수비 등이 대표적입니다.

  토너의 구입이므로 유형은 물품이 되겠습니다.

 

  유형을 고르고 나면 이런 화면이 뜹니다. 품의와 다르게 원인행위는 소급해서 기안하는 경우가 꽤 잦습니다. ^^;;

  1. 원인행위일자: 기안하는 날짜가 아니라 실제 지출의 원인이 있었던 일자, 이 글에서는 토너를 주문한 일자로 해야 합니다.

  2. 업무확정일자: 공란으로 둘 경우 결재일자가 되는데 결재가 당일에 안 날 것을 감안하여(또한 소급해서 올리는 경우가 많으므로) 원인행위일자와 동일하게 하시기 바랍니다.

  3. 계좌선택여부는 카드나 지로납부처럼 업체 계좌로 직접 지급하는 경우가 아닐 경우 아니오로 선택합니다. 반드시 선택해야 하는 것은 아니나 해두면 편합니다.

  4. 전자조달구매: 통계용입니다. 학교 주거래처에 직접 전화해서 주문했으니 자체로 선택합니다.

    가. G2B(중앙조달): 나라장터 중앙조달이나 제3자단가 구입 건일 때 선택합니다.

    나. S2B: 학교장터를 통한 구입 건일 때 선택합니다.

    다. EAT: EAT를 통한 급식 계약 건일 때 선택합니다.

    라. 자체: 전자계약을 통한 구입 건이 아닐 때 선택합니다.

    마. G2B(자체조달): 업체에게 직접 구입했으나 나라장터를 통해 계약서를 작성한 경우 선택합니다.

 

  계약구분에 보면 승낙사항이라는 생전 처음 보는 단어가 보이실 겁니다. 주문 역시 계약이므로 원래는 계약서를 작성하여 계약을 체결하고 해당 계약서를 근거로 지출원인행위를 작성해야 합니다. 그러나 모든 거래에 계약서를 작성한다면 업무의 효율이 몹시 떨어질 겁니다. 그럴 때 사용하는 것이 바로 승낙사항입니다. 승낙사항에 대해 간단하게 요약하면 추정가격 5천만원 이하의 계약을 체결할 시 계약서를 생략하고 승낙사항으로 대신할 수 있습니다. 그리고 100만원 이하(지역에 따라 다를 수 있음)이고 공급자의 도장이 날인된 견적서 및 납품서 등을 구비할 경우 승낙사항에 공급자 날인을 생략할 수 있습니다.

  그러므로 승낙사항 옆에 계약설정을 클릭합니다. 업체명을 검색해서 업체명과 계좌번호를 선택합니다. 검색 시 상호명 등으로 검색하지 마세요. 상호명은 사람으로 치면 이름으로 동명이인처럼 이름이 비슷한 업체를 잘못 선택할 수 있습니다. 반드시 업체의 사업자번호를 실명확인번호에 입력하여 검색하시기 바랍니다. 사업자번호는 사람으로 치면 주민등록번호와 같으므로 잘못 선택할 일이 없습니다.

  즉, 원인행위 시 우리에게 필요한 최소한의 서류는 견적서, 사업자등록증사본, 통장사본이 됩니다. 이 서류는 업체에서 미리 보내주기도 합니다만 주거래처나 짜잘한 건들은 대부분 물건의 납품과 동시에 행정실에 제출하는 경우가 많습니다. 그래서 원인행위는 소급해서 작성하는 경우가 많다고 한 것입니다. ^^;; 참고로 지출 관련 문서는 기안일자와 승인일자가 7일 이상 차이날 경우 클린재정에 표시됩니다. 그래서 짜잘한 건들은 아예 견적서에 날짜 등을 비워서 당일 주문 당일 납품한 것으로 처리하는 방법이 흔합니다.

 

  물품내역에서 주의할 점은 단가입니다. 단가가 원단위일 경우 원인행위는 정상적으로 진행되지만 검사검수에서 오류가 나므로 단가가 원단위라면 1식*총액 등으로 원단위를 없애야 합니다. 또한 에듀파인은 금액이 아니라 행 단위로 인식합니다. 무슨 소리냐면 15만원 하나의 행인 품의에서 10만원만 원인행위했더라도 더 이상 원인행위를 진행할 수 없습니다. 반대로 행을 삭제한 후 추가하여 진행했다면 다시 원인행위를 작성할 수 있습니다. 물론 이렇게 분할하여 원인행위를 진행한다 하더라도 품의의 총액을 넘어서는 원인행위를 작성해서는 안 됩니다. 시스템에서 걸러주지 않으므로 주의가 필요한 부분입니다.

 

  이제 수령인 정보로 넘어갑니다. 지급방법은 학교에서 주로 쓰는 방식을 선택하면 됩니다. 증빙구분의 경우 원인행위 단계에서는 알 수 없는 경우도 있으므로 정확하지 않아도 됩니다. 아예 선택하지 않아도 넘어갑니다. 이제 저장을 누르고 결재를 올리면 됩니다. ^^

 

  일반적인 원인행위는 이것으로 마무리하고 다음 글부터는 지출원인행위를 유형별로 나누어서 좀 더 적어보려고 합니다. 마지막으로 지출 유형별 지출원인행위부 정리 시기를 첨부해드리니 참고하시기 바라며 이 표는 충청북도교육청 회계 실무 매뉴얼에 첨부된 것으로 지역에 따라 다를 수도 있습니다.