민원 발급하기

0. 신규 후임을 위해 정리하다보니 제가 처음 발령 받았을 때 민원인이 찾아와서 헤매던 기억이 났습니다. ㅎㅎㅎ 그러고 보니 민원에 대해 정리해둔 내용이 없다는 걸 깨닫고 후임 분에게 알려준다는 기분으로 한 번 적어보려 합니다.

 

1. 우선 민원 담당자가 되었으니 본인의 정보를 입력해야 합니다. 나이스가 만들어진지 오래된 것과는 별개로 정말 디자인을 못했다고 느끼는 부분이 바로 이 부분입니다. 아주 꽁꽁 숨겨놨어요. 어디서 입력하셔야 하냐면 나이스 민원>기초자료관리>민원편람>부서별민원등록까지 가시면 담당자 정보를 입력할 수 있습니다. 정말 뜬금없는 곳에 있죠;;; 이 외에도 나이스 대국민서비스 홈에듀 또는 무인민원서비스에서 발급 받는 서류에 표시되는 담당자는 또 따로 입력해야 합니다. 왜 굳이 분리를 해놨는지 알 수 없는 부분입니다. 이는 기초자료>인터넷민원 담당자 등록에서 입력하시면 됩니다.

 

2. 민원은 크게 3가지 경우가 있습니다. 첫째는 민원인이 직접 찾아와서 우리학교 민원의 발급을 요구하는 경우, 둘째는 직접 찾아와서 다른 학교의 민원의 발급을 요구하는 경우, 마지막으로 다른 학교의 민원인이 우리학교 민원의 발급을 요구하는 경우가 있습니다. 가장 흔한 민원인 생활기록부라고 가정하고 하나씩 설명해보겠습니다.

 

3. 먼저 민원인이 찾아온 경우, 민원인이 원하는 민원이 나이스상에 전산화되어 있는지 아닌지를 먼저 보아야 합니다. 이건 각시도 교육청마다 기준이 좀 다르니 첨부한 기준표를 살펴보시면 됩니다. 전산화가 된 민원이라면 아주 간단합니다. 민원>제증명민원접수>학생관련민원접수로 가서 민원사무명을 생활기록부(초, 중, 고)로 고릅니다. 신청인 인적사항을 넣고 신청을 누릅니다. 추가정보를 넣는 란이 뜨는데 시도교육청, 발급 대상 학교를 눌러서 학교찾기를 하시고 학생찾기까지 하신 후 확인 누르고 발급하면 됩니다. 발급 후 꼭 완료 버튼을 누르시는 것 잊지 마세요~ 전자화된 민원은 타학교의 민원이라도 발급이 가능하며 전자적 확인장치가 존재하므로 직인을 찍지 않아도 된다고 합니다만 당장 저조차 전자적 확인 방법을 모르고 직인을 원하시는 분이 많아 직인을 찍고 있습니다.

  전산화가 되지 않은 민원이라면 아주 골치아파집니다. 건들면 바스라질 것 같은 실물 생활기록부를 일일히 뒤져보아야 하기 때문입니다. 한자의 압박은 덤입니다. ㅠㅠ 자체적으로 외주를 주어 전산화를 한 학교도 있는데 이런 학교에 발령받으셨으면 이 예산을 확보하기 위해 교장샘과 한바탕 하셨을 실장님에게 감사의 인사를 드리며 외주 프로그램 돌리시면 됩니다. ㅎㅎㅎㅎ 어쨌든 서류를 찾아냈다면 민원>민원현황관리>기타발급관리로 가신 다음 기타발급등록관리을 누릅니다. 그럼 접수번호가 생성되죠? 민원 서류에 이 번호를 넣어서 발급하신 후 접수구분 방문으로 하여 나머지 사항을 채우시고 저장하시면 됩니다.

 

5. 다른학교 민원의 발급을 요구하는 경우로 가봅니다. 전산화가 되었다면 자체적으로 발급해주면 되지만 그렇지 않다면 다른 학교에 팩스를 보내야 합니다. 팩스민원 신청서를 작성하시면 되는데 서식을 못 찾으시겠으면 기타발급관리>모사민원신청관리에서 작성하셔도 됩니다. 다만 이 메뉴는 썩 편리하지 않으므로 서식을 가지고 계시는 게 좋습니다. 여기서 한글 파일로 출력할 수 있으니 해당 서식을 이용하셔도 됩니다.

  타 학교에 팩스를 보내고 전화 한 번 넣으셔서 팩스 들어갔는지 확인하신 후 답장이 오면 해당 민원 서류에 해당 기관의 증명기관 고무인이 찍혀 있는지 확인하시기 바랍니다. 증명기관이란 해당 민원의 원본을 보유하고 증명한 기관이라고 생각하시면 됩니다. 이 고무인이 찍혀 있지 않은 팩스민원은 무효이므로 다시 요구하셔야 합니다.

  증명기관 고무인이 찍혀 있다면 기타발급관리>기타발급등록관리로 갑니다. 접수구분은 팩스이고 팩스구분은 팩스접수입니다. 저희가 팩스민원을 접수한 기관이니까요. 증명기관을 넣으시고 수화자에는 증명기관의 담당자를 넣으시고 저장하세요. 그 다음 그냥 주시면 안 되고 저희도 교부기관 고무인을 찍어서 발급해야 합니다.

 

6. 다른 기관에서 팩스민원 신청서를 받았을 때는 똑같이 서류를 찾으시고 5번의 반대 과정을 거치시면 됩니다. 기타발급등록관리에서 접수구분 팩스, 팩스구분 팩스처리로 하시고 교부기관은 상대기관, 수화자성명은 교부기관의 담당자를 넣으시면 됩니다. 즉, 수화자는 무조건 상대기관입니다. 생각해보면 본인 기관을 굳이 중복해서 적을 이유가 없겠죠? 증명기관 고무인을 날인하여 팩스를 보내면 끝입니다.

 

7. 민원을 신청하는 본인이 온다면 신분증으로 확인이 가능하지만 신분증이 없는 학생과 대리인이 문제가 됩니다. 신분증이 없는 학생의 경우 신분 확인이 불가하므로 담임의 확인을 거치거나 담임이 직접 발급해야 합니다. 미성년자의 대리인으로 부모가 올 경우 학생 신분증, 대리인 신분증, 가족관계증명서를 갖추면 발급 가능하고 성인의 대리인은 가족관계증명서 대신 위임장이 필요합니다.

 

마치며. 근무하시다보면 이런 정형화된 민원이 아니라 기상천외한 민원과 맞딱드리실 수도 있지만 일선학교는 흔치 않습니다. ㅎㅎㅎ 민원은 어렵지는 않지만 민원인이 코앞에서 대기하는 모습을 보면 마음이 급하기 때문에 익숙하지 않을 때는 참 난감한 업무지요. 경력 등과 관련된 민원은 예민하기도 하구요. ^^; 몇 번 해보면 금방 익숙해질 업무이니 차분히 익혀보시기 바라며 아래의 표는 민원 별로 나이스 전산 등록이 완료되어 인터넷으로 발급 가능한 연도를 정리한 표이니 업무에 참고하시기 바랍니다.