기록물 관리하기

0. 기록물 업무는 정말 하기 귀찮고 보람도 느낄 수 없는 업무입니다. 기록물 업무는 업무가 잘 진행될 때는 도대체 왜 해야 하는지 의아한 업무거든요. 하지만 업무상 문제가 생겨 과거의 자료가 필요할 때 정리 잘된 기록물의 위력을 실감할 수 있습니다.

 

1. 전자문서 쪽 기록물 업무는 크게 어려운 내용이 없으니 다른 내용은 설명하고 공개 구분만 설명해보겠습니다. 제목 자체에 개인의 신상 등이 포함된 문서가 아니라면 그 어떤 문서도 목록은 공개 대상입니다. 내용은 비공개 사유에 해당한다면 공개하지 않을 수 있으며 대표적으로 개인정보가 포함된 문서(6호)와 에듀파인에서 연계된 문서(저는 7호로 하는데 정확히 몇 호인지는 모르겠습니다)는 비공개 대상입니다.

 

2. 비전자문서를 등록할 때는 접수와 생산이 있습니다. 접수는 문서 접수권한이 있는 사람만 할 수 있으며 외부에서 우편이나 팩스 등을 통해 도착한 공문을 접수하는 작업입니다. 전자공문처럼 결재라인을 잡고 문서처리합니다.

  생산은 비전자문서로 기안과 결재가 끝난 문서를 문서등록대장에 등록하는 작업입니다. 따라서 별도의 결재선을 잡지 않으며 기안자와 결재자를 입력만 하면 됩니다.

 

3. 각 부서에서 생산한 모든 비전자문서는 등록 대상이지만 지출결의서처럼 전자로 생산되었으나 비전자로 출력하여 보관한 문서는 이미 전자문서로 문서등록대장에 등록되어 있으므로 중복하여 등록할 필요 없습니다.

  먼저 비전자문서를 접수/생산하였을 경우 업무관리시스템에 등록한 후 진행문서파일에 편철합니다. 편철 순서는 위가 오래된 문서 아래가 최근 문서입니다. 100매 정도가 되었다면 진행문서파일에서 빼낸 후 업무관리시스템에서 기록물철 표지와 색인을 출력하여 보존용지와 클립으로 고정합니다. 이후 보존상자에 집어넣으면 끝입니다.

  사실 이 방법은 해보시면 알겠지만 효율적이지 않습니다. 왜냐면 기록물철 표지가 과제카드명으로 뽑히거든요. 일일히 기록물을 열어서 색인을 보고 원하는 기록물을 찾으려면 한세월 걸릴 겁니다. 그래서 저 같은 경우 표지는 양식을 다운받아놓고 임의로 수정하는 문서도 있습니다.(기록물 교육 가면 이렇게 하지 말라고 하지만 너무 찾아보기가 불편해요 ㅜㅜ)

 

4. 기록물 이관 시즌이 되면 이관할 문서 목록을 작성하라고 한 후 보존상자 단위로 서고에 이관시킵니다. 이 때 작성하는 문서가 보존문서기록대장입니다. 보존문서기록대장에 적으실 때는 위에서 중복하여 등록할 필요가 없다고 했던 지출결의서와 같은 서류도 적으셔야 합니다. 제 생각에는 보존문서기록대장이 얼마나 정확하냐가 기록물관리의 전부라고 생각합니다. 보존문서기록대장을 제대로 작성하는 것은 결코 만만한 업무가 아니지만 다른 건 다 포기하더라도 보존문서기록대장만은 최대한 정확히 작성하시는 걸 권합니다. 문서등록대장에 아무리 잘 등록해두었어도 서고에서 문서를 찾을 때 우리가 봐야 하는 문서는 결국 보존문서기록대장이기 때문입니다.

 

마치며. 기록물 업무는 참 번거로운 업무지만 그래도 서고에 쌓여있던 문서를 교육지원청으로 보내서 폐기할 때는 참 후련하고 속시원한 느낌이 듭니다. ㅎㅎㅎ 그 맛에 기록물 업무를 하는지도... ^^;; 제 전임자가 기록물을 잘 관리해둔 덕에 도움을 받은 적도 있어서 저도 후임자에게 많은 도움은 줄 수 없지만 최소한 서고에서 원하는 문서를 금방 찾을 수 있도록 해주고 싶다는 마음으로 기록물 업무를 하고 있습니다.

 

마치며2. 이 정도면 제가 아는 수준에서 신규 분들이 발등에 떨어진 불을 끌 수 있도록 최대한 안내한 거 같습니다. 경험이 적고 능력도 부족해 좀 더 자세하고 재미있게 설명하지 못한 것이 못내 아쉽고 그렇습니다. 길고 지루한 글 읽어주신 신규 분들께 감사의 말씀을 드립니다.

  힘들고 막막하시겠지만 부디 '이 또한 지나가리라'는 명언을 기억하시고 확실히 이 직렬이 상대적으로 넓은 업무를 다루는 직렬인 거 같습니다. 그런 이유로 초반 진입이 조금 어려운 것은 사실이지만 상대적으로 모든 업무를 아주 깊게 파고드는 직렬도 아니어서 경험이 쌓일 수록 점점 수월해집니다.(돌아서면 까먹는 제 머리가 문제지만 ㅜㅜ)

  신규가 모르는 것은 잘못이 아닙니다. 모르는데도 알아보지 않고 일을 처리하는 것이 잘못입니다. 선배님들께 도움을 구하길 주저하지 마시고 버티시다 보면 좋은 날이 올 거라는 말씀을 드리고 싶습니다. 취미도 직업이 되면 괴롭다고 합니다. 즐거운 공직생활이 되기는 쉽지 않겠지만 불평불만이 가득한 공직생활만은 되지 않으시길 바랍니다. ^^