물품 관리하기

0. 물품 업무는 기록물 업무와 함께 정말 관리하기 힘든 업무입니다. 보존문서기록대장과 비품대장은 절대 일치할 수 없다는 말도 많이 하죠 ㅎㅎㅎ 조금은 내려놓고 현실적으로 처리하시는 것이 좋습니다.

 

1. 각 시도 물품 관련 조례에 따른 취득 기준이 있습니다. 가격은 5만원이나 10만원 정도 이상이면 비품대장에 등재해야 하고 가격이 미달하더라도 1년 이상 사용할 물품이라고 판단하면 등재하도록 되어 있습니다. 처음에 말씀드렸듯 조금 내려놓으세요. 취득 기준에 맞다 하더라도 현실적으로 이 물품이 담당자가 바뀌어가는 과정에서도 제대로 유지 관리될 수 있을지를 판단해보시고 비품대장에 등재해서 관리할 가치가 있다고 생각하는 물품만 등재하세요.

  물품을 취득하려면 먼저 해당 물품의 G2B 물품번호를 알아야 합니다. G2B 물품번호는 상품정보시스템(http://www.g2b.go.kr:8051/)이라는 곳에서 조회하실 수 있습니다. 많은 물품이 등록되어있지만 자체제작한 물품이나 새로운 물품 등은 등록이 안 되어있겠죠? 그럴 때는 목록화요청을 통해 물품번호를 따고(며칠 걸립니다) 등재하시면 됩니다. 비슷한 물품으로 등록하고 비고 등에 표시하는 분들도 계신데 원칙은 목록화요청을 하셔야 합니다. 비슷한 물품으로 등록해도 관리가 어렵지 않은 물품에 한해서 고려해볼 수 있겠습니다.

 

2. 취득에 비해 처분은 좀 더 복잡합니다. 기본적인 흐름은 다음과 같습니다. 물품을 사용하는 부서에서 불용(사용하지 않음) 결정 신청을 기안하여 결재를 받습니다. 본래 물품 사용부서에서 담당부서로 반납의 과정을 거쳐야 하지만 불용 결정을 위한 경우는 굳이 반납의 과정을 거칠 필요가 없으며 에듀파인에서 자동으로 처리해줍니다. 불용 결정 신청을 근거로 불용 결정 승인을 받고 난 다음엔 물품의 관리전환 소요조회를 합니다. 이후 처분을 하면 됩니다. 다만 관리전환 소요조회는 시도 조례에 따라 생략이 가능한데, 대표적으로 관리전환해도 가져갈 리가 없는 폐품의 경우 관리전환 소요조회는 생략하시면 됩니다.

  물품을 불용할 때는 물품의 상태에 대해 적게 되어 있습니다. 신품은 말그대로 사용하지 않은 물품으로 수리가 필요하지 않은 물품을 말합니다. 중고품은 사용한 물품이지만 수리가 필요하지 않은 물품을 말합니다. 요정비품은 수리하여 사용하는 것이 경제적으로 이득인 물품 즉, 수리비가 수리한계비용을 초과하지 않는 물품을 말합니다. 폐품은 수리하는 것이 경제적으로 손해인 물품 즉, 수리비가 수리한계비용을 초과한 물품이나 수리가 애초에 불가능한 물품을 말합니다.

 

3. 불용을 결정하였으면 처분을 해야 합니다. 불용 결정 이후 며칠 내에 처분해야 한다는 규정 등은 없으며 기관의 편의에 따라 처분하시면 됩니다. 다만 불용품을 너무 쌓아두는 것은 물품 관리 소홀이 될 수 있겠지요? ^^;; 처분에는 우선순위가 있는데 우선순위에 따라 설명을 하겠습니다.

  소요조회를 통해 관리전환에 응한 기관이 있다면 관리전환을 해야 합니다. 관리전환은 유상이 원칙이나 무상으로 관리전환할 수 있습니다. 동일한 지방자치단체에서 관리전환하는 경우가 대표적입니다. 따라서 저희가 하는 관리전환은 대부분 무상입니다. ^^

  관리전환에 응한 기관이 없으면 매각을 고려해야 합니다. 처분단가 10만원, 총액 500만원을 초과하는(대장상의 가격이 아니라 매각 예정 금액을 말합니다) 물품은 온비드의 입찰을 통해 매각하여야 하고 그 외의 물품은 고물상 등에 매각해도 됩니다.

  매각도 여의치 않다면 무상양여도 생각해볼 수 있습니다. 무상으로 양여할 수 있는 대상은 각 시도 물품관리 조례를 살펴보시면 되는데 보통 지방자치단체나 비영리기관 등이 해당됩니다. 실제로 무상양여를 하시는 일은 거의 없을 겁니다.

  이도저도 안 된다면 최후에 하실 방법은 해체(물품은 사용 불가하나 부품이라도 사용 가능할 때) 혹은 폐기(불태워 없애는 것과 같은 의미)입니다. 최후의 수단처럼 써놨지만 실제로는 폐기를 많이 하실 거에요. 왜냐면 쓸모없어진 물품은 되어야 불용을 결정하기 때문입니다. ㅋㅋㅋ

  이 외에 분류전환이라는 처분 방법도 있습니다. 물품번호는 분류번호8자리-식별번호8자리의 구조를 갖는데 물품 자체는 변화가 없지만 물품의 분류번호가 변경될 때가 있습니다. 이럴 때 분류전환-로 처분을 하게 되면 취득대장정리 목록에 분류전환+로 해당 물품이 나타나게 됩니다.

 

4. 내용연수가 지난 물품은 별다른 증빙 없이 폐기해도 무방하지만 내용연수가 지나지 않은 물품은 이 물품이 폐품이라는 증빙을 해야 합니다. 폐품을 증빙하는 방법은 위에서 설명한대로 수리가 비경제적이거나 수리가 불가능함을 증빙하면 됩니다. 전자는 수리 견적서 등이 될 것이고 후자는 완전히 박살난 물품의 사진 정도가 되겠지요.

  폐기하기로 결정했다면 폐기(해체) 조서를 에듀파인 상에서 작성하는데 집행자와 입회자라는 게 좀 애매하실 거에요. 저도 이 부분에 대한 정확한 규정은 모르는데 제가 규정을 해석하기로는 집행자는 학교장 입회자는 행정실장 또는 물품 담당자로 하는 게 맞아 보입니다.(더 정확하게 아시는 분이 계시면 댓글 남겨주시길....)

  그리고 이 폐기(해체) 조서는 황당하게도 일반적인 결재화면에서 보이질 않습니다;;; 찾아내는 방법에 대해 설명해드리면 처분승인요청을 업무관리로 결재 올릴 때 첨부파일에 물품처분관리.ozd라는 파일이 있습니다. 이 파일을 열어서 보기>트리보기를 체크하면 숨겨진 폐기(해체)조서가 왼쪽에 나타나게 됩니다.

 

마치며. 학교는 워낙에 물품이 많아서 정말 관리하기 힘듭니다. 전 기관 근무 경험이 없어서 모르지만 ^^;; 기관에서 물품 업무해본 동기 왈 상급기관의 업무가 힘든 것이 보통이지만 물품만큼은 학교가 기관보다 더 관리하기 힘들다고 하더군요. 최대한 본인이 온 다음에 산 물품, 버린 물품에 대해서만이라도 잘 관리하고 여유가 된다면 먼 과거부터 쌓여있는 90년대 물품부터 차근히 정리해보는 것도 좋을 것입니다.