원인행위 조정결의 및 지출 반납결의하기

1. 지출 관련 글을 쓰면서 이 부분도 언급을 하려 했으나 이미 충분히 글이 길어졌다 생각했고 사실 신규 분들이 맡는 소규모 지출 건에서 조정결의가 들어가는 경우는 별로 없는지라 우선 넘겼습니다. 발전기금까지 글을 적었으니 누락되었던 부분에 대해 보충설명을 해보려고 합니다.

 

2. 예를 들어서 설명하면 이해가 쉬울 것 같습니다. 먼저 인터넷 쇼핑몰에서 카드로 물품을 여러 개 구입했다고 가정해보죠. 장바구니에서 출력할 수 있는 물품 내역과 매출전표를 가지고 원인행위를 결재 받은 계약 담당자는 인터넷 쇼핑몰 판매자로부터 전화를 한 통 받게 됩니다. 판매자는 다른 물품은 모두 발송을 하였으나 물품 하나가 공장 사정상 배송이 조금 늦어질 거 같다고 말을 합니다. 계약 담당자는 사업 담당자와 상의하고 알려드리겠다며 전화를 끊고 사업 담당자와 통화를 합니다. 사업 담당자는 기일이 촉박한 사업이 아니므로 상관없다는 의사를 전하고 계약 담당자는 다시 판매자에게 전화를 걸어 조금 늦어져도 상관없으니 납품을 진행해달라고 합니다. 그리고 며칠 후 계약 담당자는 다시 판매자로부터 무척 죄송하지만 공장의 문제가 해결되지 않아 납품이 어려워 결제를 취소해드리겠다는 전화를 받게 됩니다.

 

3. 위와 같은 일이 발생했다면 당연히 카드 결제를 취소해야겠지요? 그 후 여러분이 해야할 행동은 무엇이냐면 바로 카드사에 전화를 하는 겁니다. 방금 카드 결제를 취소하였는데 이 취소 건이 다음 청구서에 반영이 되는지 문의하여야 합니다. 만약 반영이 된다면 원인행위 조정결의를 작성하고 그대로 지출결의를 진행하면 됩니다. 조정결의를 진행할 때 참고하실 사항은 물품의 계약 금액이 변동되기 때문에 검사검수를 진행해도 미검수 목록에 잔액이 남아 있게 됩니다. 이 남아 있는 항목은 결산 등에는 전혀 영향을 미치지 않습니다만 거슬리신다면(상급자 분들이 싫어하시는 경우도 많겠죠? ^^) 계약관리>계약진행>계약대상목록으로 가서 변경 계약을 결재 받아 없앨 수도 있습니다.

 

4. 반면 카드사에 전화를 했더니 우선 이번 청구서엔 청구가 되고 대금 결제 후 돌려주겠다는 답을 들으실 수도 있습니다. 이런 경우 문제가 좀 복잡해집니다. 우선 대금이 나가야 하니 검사검수를 진행하고 지출결의를 작성한 다음 이체까지 진행합니다. 대금 결제일이 되고 카드 계좌에서 대금이 인출된 다음 며칠이 지나 카드계좌에 환급금이 입금됩니다. 그럼 이를 학교회계로 이체하겠다는 내부결재를 하고(전 게을러서 지출 반납결의서에 해당 내용을 적어서 처리합니다. ^^;;) 지출 반납결의를 진행합니다. 카드계좌는 시스템상 회계 관리가 되지 않으니 인터넷 뱅킹 등을 사용해 이체만 해주면 됩니다. 학교계좌에 돈이 들어오면 이 날짜로 지급명령 및 이체확정을 눌러 출납부에 기재합니다.

  지출 반납결의는 검수를 진행하지 않은 지출 건은 반납결의(원인+지출)라는 항목을 골라 원인행위까지 한 번에 취소시킬 수 있습니다만 검수를 진행한 건이라면 반납결의(지출) 밖에 고를 수 없습니다. 따라서 우리에겐 대금 지급이 덜 된 원인행위가 떡 하니 남아있게 됩니다.(착오에 의해 입금 계좌를 변경해야할 때는 이 상태에서 다시 지출하시면 됩니다) 이 원인행위의 잔액을 조정결의를 통해 털어버리면 사태가 마무리됩니다.