지출증빙과 부가가치세 신고

 지출증빙을 잘못입력했을 때 어떻게 해야 하는 가에 대한 질문이 심심찮게 올라오는 듯해서 오래만에 키보드를 잡습니다.

 

각종 고지서에 보면 작게 전자세금계산서 표시가 되어있고 공급가액와 세액을 표시해둔 경우가 있습니다. 이 지출 건에 대한 지출증빙은?
조달청 제3자단가계약에 대한 납품과 검사검수가 끝나면 업체는 세금계산서를 발행합니다. 조달청에서는 대금고지서를 보내죠. 이 지출 건에 대한 지출증빙은?

 업무하면서 저도 고민해본 문제고 종종 질문 받기도 합니다. 이 문제에 대한 답은 무엇일까요? 우리가 입력하는 지출증빙이 어떻게 활용되는지를 알아보면 자연스럽게 해결될 문제라고 생각합니다. 지출증빙에 대한 자료는 세무관리 탭으로 넘어가게 되는데, 에듀파인 세무관리에서 불러오는 자료는 세금계산서와 계산서 뿐입니다. 사실 그 외 증빙자료 구분은 큰 의미가 없는 셈이죠. 그럼 이 세금계산서와 계산서는 왜 불러오는가? 바로 부가가치세 신고가 필요하기 때문입니다.

 

 부가가치세 신고란 매출과 매입의 부가가치세를 비교해서 국가에 납부하거나 혹은 환급받는 과정을 말합니다. 여기서 중요한 것은 고유번호증으로 발급 받은 부가가치세는 납부 혹은 환급의 대상이 아니라는 것입니다. 따라서 고유번호증 기관은 이 신고를 누락해도 과태료 등이 부과되지는 않습니다. 그러다 보니 많은 학교에서 이를 수행하지 않고 있고 국세청이나 감사에서도 크게 문제삼지 않는 편입니다.

 그럼에도 필요한 경우는, 바로 비전자 (세금)계산서를 발급 받은 경우입니다. 전자 (세금)계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등은 모두 발급과 동시에 국세청에 신고되므로 추가적인 절차를 거칠 필요 없이 지출증빙 서류로서의 자격을 갖춥니다만, 비전자 (세금)계산서는 합계표를 추가로 제출해야 비로소 지출증빙 서류로서의 자격이 갖춰집니다.(그래서 종이 계산서보다는 현금영수증이 차라리 낫습니다.) 따로 합계표만 제출할 수도 있지만, 부가가치세 신고를 하면 합계표까지 제출하게 되므로 사실 하는 게 좋습니다.(종이 계산서 발행자의 탈세를 막을 수 있습니다!)

 

 이와는 별개로 수익사업을 개시해 사업자등록증을 교부 받은 학교는 부가가치세 신고를 반드시 해야 합니다. 부가가치세 신고를 하다 보면 위에서 말한 매입처별, 매출처별 계산서 합계표를 작성해야 하는데 전자 (세금)계산서는 홈택스에서 불러오기를 '딸깍'하는 것만으로도 작성이 끝납니다. 문제는 비전자 (세금)계산서인데 당연히 수기로 작성해야 합니다. 종이 계산서에 대한 내역을 일일히 작성해야 하는 걸까요? 바로 이 때 에듀파인의 세무관리가 필요한 것입니다.

 지출증빙에서 계산서에 대한 자료를 입력하시다 보면, 전자계산서 여부를 선택하는 란이 있습니다. 기본값은 전자로 되어 있어서 별 신경을 안 쓰시는 부분인데 종이 계산서를 받으시면 반드시 이 부분을 아니오로 선택하고, 종이 계산서 상의 공급가액과 세액을 정확하게 입력해주어야 합니다. 그러면 세무관리에서 비전자 (세금)계산서만 불러올 수 있고 이 내용을 바탕으로 합계표를 작성하여 제출하면 되는 것입니다. 전자/비전자 여부를 잘못 입력한 상태로 지출결의 결재가 나버렸다면? 세무관리에서 고쳐줄 수 있으니 걱정하지 않으셔도 됩니다.

 

 그럼 이제 다시 처음 질문으로 돌아가서 저 건들에 대한 지출증빙은 무엇일까요? 조심스럽지만 제 생각은.... 세금계산서든 고지서든 '아무거나 해도 된다' 입니다. 지출하시다보면 세금계산서 정말 많이 받으시죠. 이를 지출증빙에 입력하시다 보면 에듀파인에서 자동 계산해주는 세액과 실제 세금계산서의 세액이 약간 다른 경우가 꽤 있습니다. 이를 다 올바르게 정정하시는 훌륭한 분들도 계시겠지만 그냥 저장하시는 분도 적지 않을 겁니다. 그러다보면 세무관리에서 불러온 계산서 내용과 홈택스에서 불러온 계산서 내용이 일치하지 않는 경우가 발생합니다. 이를 일일이 바로잡을 필요가 있을까요? 제 짧은 생각으로는 행정력 낭비라고 생각합니다. 어차피 국세청에 다 들어가있고 홈택스에 자동으로 불러와지는 값을 굳이 맞추려고 애쓸 필요 없다는 거죠. 수기로 입력해야 하는 비전자 (세금)계산서를 올바르게 입력하는 것이 가장 중요합니다.

 

 저는 항상 '일은 많고 사람은 적다, 하지 않아도 되는 일은 하지 말아야 한다'는 야매주의적 사고로 일을 하기 때문에 이런 요령 피우는 글을 적게 되었습니다. 제 방법은 참고만 하시고 어떻게 하실지 본인의 방법을 정하시기 바랍니다.