제대로 된 결재가 아니라면 사실 공문서로서 효력을 발휘할 수 없기 때문에 결재선은 상당히 중요하지만 의외로 대부분 신경을 쓰지 않습니다. 신규 분들이 시간이 남을 때 한 번 읽어보면 도움이 될 것 같아 키보드를 잡아 봅니다.
1. 접수의 결재선은 의외로 별로 중요하지 않습니다. 업무담당자와 업무관리자로만 나뉘는데 접수 자체로 공문은 완성되므로(문서번호가 부여되죠) 결재선 자체가 결재를 받는 개념이 아니라 그냥 이런 공문이 왔으니 알아두시오 라는 개념에 가깝습니다. 사실 공람과 가치적으로 차이가 없지요. 다만 놓치지 말고 꼭 보세요 라고 결재선을 잡아주면 도움이 됩니다. 이 공문 못본 척하지 마라 하고 관련자들 죄다 찍어서 접수할 때도 있습니다. ㅎㅎㅎㅎ 업무의 효율화를 위해 단순 공문은 담당자 선에서 정리하는 문화를 만드는 것도 좋습니다.
2. 문서를 생산할 때는 결재가 나야 비로소 문서번호가 부여되는 만큼 상당히 중요하다 할 수 있습니다. 모든 문서의 결재자는 단 한 명이며 결재자가 가장 마지막에 위치하게 됩니다. 그리고 절대 다수의 결재자는 해당 기관의 기관장이 됩니다. 다만 예외도 있는데 지출결의가 대표적으로 학교에서 지출결의 결재자는 학교장이 아니라 행정실장이죠. 교육청에서는 과에서 과로 보내는 경우 과장이 결재자가 됩니다. 결재자가 결재하는 모든 업무에 통달할 수는 없는 노릇이므로 담당자의 문서에 오류는 없는지 검토할 사람이 필요합니다. 이 사람을 검토자라고 합니다. 검토자는 문서를 수정할 수 있습니다. 검토자는 부득이한 경우가 아니면 반드시 들어가야 하며 부득이한 경우 이를 결재란에 남겨야 합니다. K-에듀파인 업무관리에서는 공석을 선택한 후 공석사유를 고르면 됩니다. 이 외에 협조자를 둘 수 있습니다. 협조자의 경우도 공석일 경우 이를 표시할 수 있어야 하는데 K-에듀파인 업무관리에서는 이를 지원하지 않습니다. 사용자지원서비스를 통해 요청을 드렸는데 검토후 반영하지 않기로 했다 하더라구요. 이유가 궁금할 따름입니다. 협조자는 해당 업무에 직접적으로 관여하는 사람은 아니나 해당 내용을 알아둘 필요가 있는 경우에 넣습니다. 그렇기 때문에 문서를 수정하거나 할 수는 없죠. 그럼 공람과 뭔 차이냐 할 수도 있지만 협조가 강제된 경우 문서가 완결되기 전에 의견을 피력할 수 있으므로 공람보다는 중요한 위치입니다. 그리고 위에서 말했듯 이 공문 못본 척하지 마라 효과도 있습니다. ㅎㅎㅎ
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행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제9조(문서의 검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관이 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 적어야 한다.
② 기안문의 내용이 행정기관 내의 다른 보조기관 또는 보좌기관의 업무와 관련이 있을 때에는 그 보조기관 또는 보좌기관의 협조를 받아야 한다.
③ 보조기관 또는 보좌기관이 제1항에 따라 기안문을 검토하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문을 직접 수정하거나 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
④ 보조기관 또는 보좌기관이 제2항에 따라 협조하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
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3. 결재권자가 1년 365일 결재할 수 있다면 좋겠지만 어떠한 이유로든 부재 중일 수가 있습니다. 이 경우는 직무 대리자가 대신 결재합니다. 이 결재를 대결이라고 합니다. 직무대리자는 기본적으로 사무분장으로 정하게 되어 있으므로 별다른 조치가 필요한 것은 아니라고 생각하지만 유독 회계관련 문서(품의 제외)를 대결하기 위헤서는 따로 직무대리 지정을 해야 한다고 대다수 교육청에서 정하고 있으므로 직무대리 지정 전에는 함부로 대결자에게 결재를 받아서는 안 됩니다.
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제10조(문서의 결재) ③ 제1항이나 제2항에 따라 결재할 수 있는 사람이 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고 내용이 중요한 문서는 사후에 보고하여야 한다.
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4. 기관장이 모든 문서를 결재한다면 업무 효율이 떨어질 수밖에 없습니다. 생산되는 문서가 너무 많기 때문이죠. 그래서 기관별로 위임전결규정을 정해서 상대적으로 중요하지 않은 문서는 중간관리자에게 위임합니다. 이 결재를 위임받은 자가 결재하는 행위가 바로 전결입니다. 전결로 정한 사항은 기관장의 결재와 동일한 효과를 발휘하며 기관장이 부재 중인지와 상관없이 항상 전결권자가 전결합니다. 물론 어디까지나 위임받은 것이므로 전결권자를 검토로 놓고 결재자에게 결재를 받는다고 해당 문서의 효력이 없다거나 그러지는 않습니다. 반대로 위임하지 않았음에도 정당한 결재권자에게 결재를 받지 않았다면 그 문서는 공문서가 아니라고 주장해도 할 말이 없습니다. 즉, 전결권자를 결재로 표시하지 말고 전결로 표시하는 습관을 들이시는 것이 좋습니다. 전결권자가 부재 중일 때도 있습니다. 그런 경우는 결재권자에게 결재를 받는 것이 아니라 전결권자의 업무 대리자에게 결재를 받습니다. 이 경우 대결자가 결재권자를 대결한 것이 아니라 전결권자를 대결한 것임을 밝혀야 합니다. K-에듀파인 업무관리에서는 전결권자까지 결재선에 넣고 전결권자를 전결로 표시한 후 대결권자를 대결로 표시하면 됩니다. 대결을 먼저 표시하면 대결 위에 있는 사람이 모두 삭제되므로 순서에 유의하세요!
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행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제10조(문서의 결재) ② 행정기관의 장은 업무의 내용에 따라 보조기관 또는 보좌기관이나 해당 업무를 담당하는 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 해당 기관의 장이 훈령이나 지방자치단체의 규칙으로 정한다.
행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙 제7조(문서의 결재) ② 영 제10조제2항에 따라 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 한다.
③ 영 제10조제3항에 따라 대결(代決)하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 한다.
④ 제2항과 제3항의 경우에는 서명 또는 “전결” 표시를 하지 아니하는 사람의 서명란은 만들지 아니한다.
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5. 이 외에 후결이라는 것이 있습니다만 K-에듀파인 업무관리에서는 후결을 공람과 완전히 동일하게 처리하므로 신경 안 쓰셔도 됩니다.
6. 최종 정리
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