비전자기록물 관리 개념 잡기

제가 신규시절 정말 어려웠던 게 비전자기록물 관리였습니다. 도대체 어디부터 어디까지 관리해야 하는지 어떻게 관리해야 하는지 알기가 어려웠고 또, 다른 업무에 바빠 기록물까지 챙길 여력도 없습니다. 몇 년이 지나서도 기록물 개념은 제대로 잡히지 않았고 자연히 그 사이 제가 근무했던 학교의 기록물관리는 엉망이 되었습니다. 이제 어느 정도 경력이 쌓이고 업무에 여유가 생겨 이번 학교에서는 기록물관리를 열심히 해보려고 합니다. 그런 마음을 먹은 기념(^^)으로 저 스스로 여태까지 이해한 비전자기록믈의 개념을 한 번 정리해보고 그 내용이 신규 여러분들에게 도움이 되었으면 하는 마음에 키보드를 잡았습니다.

비전자기록물이란 말 그대로 전자문서시스템을 통해 접수 및 생산되지 않은 기록물을 말합니다. 이런 기록물은 문서에 도장을 찍어 결재를 받고 문서등록대장의 비전자문서등록 메뉴를 통해 문서등록대장에 등재해야 합니다. 지금은 대부분 전자문서로 결재를 받고 있지만 최근에 비전자로 생산하란 문서가 있었어서 그걸 예시로 들어보겠습니다.
작년에 교육공무직 근평 결과를 공문이 아니라 메일로 제출하라고 하더라구요. 이런 경우 메일로 보내면 끝나지만 이걸 검토를 받아 보낸 건지 담당자 혼자 지멋대로 보낸 건지 알 수가 없겠죠? 그러므로 고무인을 찍어 저-실장님-교장샘 이렇게 도장을 찍었습니다. 이 과정이 바로 비전자기록물을 생산한 것입니다. 이렇게 비전자기록물을 생산하면,

비전자문서등록 메뉴를 통해 문서등록대장에 등록하시면 됩니다. 등록구분은 생산이고 기안자는 저 결재자는 교장샘이 되겠지요. 비전자문서를 등록할 때는 스캔하여 첨부하는 것이 원칙이나 지금 이 문서의 경우 교육청에서 흔적을 남기지 말라고 안내한 상황이므로 스캔 없이 그대로 등록하였습니다.

접수문서야 팩스나 우편 등으로 자주 접하시죠? 접수도 위와 같은 과정을 거칩니다. 도장을 찍고 접수문서로 등록하는 거죠. 그런데, 접수의 경우 도장을 찍어 접수하는 방법 외에 다른 방법이 존재합니다. 이건 처리과문서담당자 권한이 있어야만 가능한데 제가 현재 그 권한이 없어서 스샷으로는 설명을 못드리겠네요. 접수할 문서를 접수 담당자에게 주고 접수해달라고 하시면 됩니다. 그러면 비전자문서지만 전자문서 접수하는 것처럼 결재선을 타고 접수하게 되므로 따로 도장을 찍을 필요가 없습니다.

이렇게 문서등록대장에 등록했다고 끝나는 것이 아닙니다. 문서등록대장에 등록한 비전자기록물은 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙에 따라 등록번호를 표시해야 합니다.

이런 표시를 해야 하는 겁니다. 기록물 관리를 해보신 분들 중에는 뭔가 알던 거랑 다르게 생겼다고 생각하시는 분들도 계실 텐데 시행규칙이 개정된 것으로 이게 가장 최근의 표시 방법입니다. ^^ 또한 접수의 경우 시각을 기재하도록 되어 있으나 반드시 해야 하는 것은 아닙니다. 필요한 경우만 표시하면 됩니다.

전자문서의 출력물은 비전자기록물이 아니라 단순 출력물에 불과하므로 보관의 의무가 없습니다. 그런데 업무를 하시다보면 전자문서의 출력물임에도 보관하는 서류를 보실 수 있습니다. 바로 지출결의서가 대표적입니다. 지출결의서는 왜 보관하는 것일까요? 지출결의서에는 필연적으로 비전자 증빙서류가 첨부되어있으며 이 비전자 증빙서류를 보관해야 하기 때문입니다. 이 때 사용하는 것이 첨부물분리등록입니다.

첨부물분리등록 눌러보면 하단에 이런 설명이 있습니다.

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첨부물분리등록을 한 기록물은 『공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙』【별표 1】에 따라 생산ㆍ접수등록번호를 표기하고, 원본대조필 날인을 한 관련 공문과 함께 별도 보관해야 합니다.
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즉, 정석대로라면 지출결의서는 첨부물분리등록을 하고 증빙서류에 생산번호를 표기해야 하는 것이지요. 물론 실무에서 처리하기는 불가능에 가까운 일이기 때문에 저렇게 하지는 않지만 전자문서임에도 출력해서 보관해야 하는 이유에 대한 설명은 충분하리라 생각합니다. 저 같은 경우 신용카드 자체점검은 전자로 결재받지만 신용카드명세서를 첨부물 분리등록하여 같이 보관하고 있습니다.

자 마지막으로, 보존문서기록대장이라는 것이 있습니다. 이 것은 문서등록대장과는 별개로 보유하고 있는 모든 문서를 기록해두는 대장을 말합니다. 문서등록대장과 보존문서관리대장은 개념이 약간 다른데, 쉽게 예를 들어서 문서등록대장에는 지출결의 한 건이 하나의 문서번호를 부여받아 등재되지만, 보존문서관리대장에는 여러개의 지출결의를 묶은 지출결의 한 권을 등재하는 것입니다. 문서가 존재한다면 설령 문서등록대장에 누락했다 하더라도 보존문서기록대장에는 존재해야 하는 것이며 열람하고자 하는 기록물이 어디에 존재하는지 찾아볼 수 있도록 정리하시는 것이 좋습니다. 실제 문서와 일치시키는 것은 불가능에 가깝기 때문에 저는 철저하게 통제되는 서고만이라도 일치시키려고 노력하는 편입니다. ^^